OutlookExpressのアドレス帳をGoogleと同期したい…

いまさらながらOutlookExpress ネタだが、やりたい事は「OutlookExpress のアドレス帳」を「Google (Gmail)のアドレス帳」と同期したい。

流石に今となってはそのような需要もあるわけがなく、さっぱり情報もない。調べると、「唯一」と表現されているソフトウェアを使うとできるそうだ。それをお行う前に、なぜそのような行為が必要なのかを説明したい。

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なぜ同期するのか

まず、当然ウェブブラウザからアクセスして利用する方法では利用できる。

さらに、Gmail はIMAP にも対応しているから、iPhone やOutlookExpress を含む他のソフトウェアとも電子メールの同期ができる。これは、どのデバイスで使おうが、やり取りしたすべての記録がGoogle 側に保存されているから、これと同期することで常に同一の状態にする事ができることを意味している。

一方、それまで主流(いまでもできるけど)だったPOP3 を利用して電子メールを受信すると、電子メールの奪い合いになる。これは丁度POP3 が郵便受けに郵便物を取りに行くのと同じだから、誰かが郵便受けから郵便物を取ってしまうと、他の人(他のデバイス)が郵便受けに郵便物がないのと同じだ。

もちろん設定すればどのデバイスからでも電子メールを受け取る事ができるようにはなる。だが、返信したのかなど運用上重要な情報を得ることはできない。IMAP はこういった要求に応えるようになっている。クライアントソフトウェアによってはIMAP にすると動作が遅くなるものもあるが、利益を考えれば目をつぶることのできる範囲だ。

アドレス帳の同期

以上は「電子メール」についての記述であるが、同様に「アドレス帳」(連絡先などとも表現される)も同期することができる。連絡先を同期できることは、ある意味において電子メールを同期するよりも重要かもしれない。

アドレス帳を個々に管理している状態では、個々のアドレス帳を常に最新の状態にしておくことがユーザーの労力によって維持される。しかし、同期設定するれば、iPhone で編集・追加・削除した内容はウェブブラウザでも同一であり、別のクライアントから閲覧しても同一になる。

これにより1つの労力で3も10もの労力(デバイスやソフトウェアの数)を減らすことができる。一方で正しい連絡先、一方で誤った連絡先になっていることが無くなり、労力ばかりでなくトラブルも防げるほか、信頼も向上するかもしれない。

さて、ここで複数のメールアカウントが設定されている場合を考えてみる。メールアカウントによって電子メールアドレスとアドレス帳がそれぞれ1つ持てる。これは標準的なもので、例えば、仕事用、プライベート用と分けている場合に当てはまり、混在しないことのほうが利益となる。

アドレス帳の共有

ところで、もし、複数のメールアカウントが同一組織で運用されていて、同じ連絡先を利用する場合はどうだろう。

せっかく同期するという設定によって最新の状態が保たれていても、アカウントが異なれば別のアドレス帳になる。同一組織では同じ連絡先を利用する場合もある。担当者A は正しい最新の連絡先を使い、担当者B は何度言っても古い連絡先を利用する。これでは信頼を得ることは難しいし、管理体制に疑念を抱かれかねない。

ひとつの例としてGoogleApps を利用し、かつ、適切な設定を行うと、この問題を容易に解決できる。個々のアドレス帳運用ではなく、組織内のアドレス帳を共有する機能を使うことができる。

例えば、配信専用のアカウントと通常やりとりするアカウントとアカウント(電子メールアドレス)が異なっても、同一のアドレス帳を利用することが可能になる。

これにより、担当者A は通常やり取りを行い、希望者が居れば配信リストに加える。担当者B はもっぱら配信専用メールを作成し、この時担当者A の作成した配信リストを指定というような運用が可能になる。ほんの数人の運用であっても、もちろん数が増ればなおさら受益は大きい。ステップ数が多くなるに比例して増えるヒューマンエラーを防止することにもつながる。

同期の実際

次ページでは「GCALDaemon」を用いてこれに挑戦する。

ただし、確かに同期可能だが調査した範囲ではOutlookExpress にGoogle 用のアドレス帳が作成され、LDAP として設定することで機能するらしく、完全にOutlookExpress のアドレス帳をGoogle のアドレス帳と同期できる、というわけではないようだ。

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