Gmail 特定ユーザからのメールに自動返信する

Gmail には不在設定というものがあり、設定期間中に受信したメールに対して特定のメッセージを返信することができる。が、それでは少しばかり思い通りの動作をさせることはできない。いろいろと調べて回ると面白い記事を見つけた。

• 返信定型文とフィルタを使った自動応答 – Gmailの使い方
• よく使う文面を返信定型文として登録 – Gmailの使い方

この方法は使えそうだ。早速やってみよう。

Labs を有効にする

標準機能ではなく、Labs という実験的な機能を組み合わせて使うようだ。標準機能をくまなく探しても出て来なかったわけだ。

早速Labs から「返信定型文」という機能を利用できるようにする。

「返信定型文」を試用

Labs を有効にすると、Gmail のメッセージ作成画面に「返信定型文」というリンクが出現する。

返信定型文は名前の通り、本来返信するときに定型文を挿入する機能だ。だが、この動作をフィルタと組み合わせることで目的を遂げることができる様になるらしい。まずは、返信定型文の使い方をサクっと確認しておく。

返信定型文の作成

実際にメールを送信するわけではないが、定型文を作成するためにメール作成画面を出す。

「返信定型文」というリンクをクリックし、「返信定型文を作成…」をクリックする。

名前を求められた。ここでは「拒否」としてみた。

返信定型文の更新保存

再度返信定型文のリンクをクリックすると、指定した名前「拒否」が３つも出てきて驚いた。どうやら上から、メール作成画面に「挿入」する、現在入力中の文章を「拒否」として「保存」（更新）する、返信定型文「拒否」を削除する、という意味のようだ。

ここでは「これは拒否のテスト」とだけ入力して「拒否」を更新保存した。

返信定型文の挿入

動作確認のため、改めて新規メールの作成画面を表示し、返信定型文から「拒否」を挿入してみる。

先ほど作成した定型文が作成画面内に挿入された。なるほど。およその使い方がわかってきた。

ということで、改めて「拒否」の内容を「送信されたメッセージを正しく処理できませんでした（自動送信）」としてみた。

このような文章にしたのは、このあと行う設定で、このメッセージが送信されたメールは受信トレイ内に表示されないから。受け取り側である自分は見えないし、送信した人にはエラーメッセージのようなものを返送する。

フィルタの作成

これまで作成した返信定型文とフィルタを組み合わせて利用するのが今回のミソとなる。

まずは新しいフィルタを作成する。

フィルタの条件を設定する。ここでは特定の送信者に対して自動応答したいので、送信者だけを設定した。

次に、「受信トレイをスキップ」にチェックを入れた。これは、受け取りたいくないメール送信者に対してフィルタを設定しているためだ。

さらにミソでありキモである設定「返信定型文を送信」にチェックを入れ、作成した「拒否」を選択してフィルタを作成する。

動作確認

それでは実際どのように動作するかをテストしてみる。

テストメールの送信

まず、拒否メッセージを送信するように設定した送信者としてメールを作成、送信する。（=受けとりたくない人がメールを自分宛てに送ったというシミュレート）

テストメールの受信

こちらはフィルタを設定したGmail 、つまり自分。設定通り受信トレイにはメールはなく、同期・プッシュ通知しているiPhone も反応しなかった。

挙動を見るために「すべてのメール」を参照すると、受け取ったメールと自動的に返信された内容を確認できた。

送信者が受け取ったメッセージ

再度、先ほどシミュレートした送信者を確認する。すると、自動送信するよう設定した通り返信定型文が応答していることがわかる。

（注）この方法は、正しくメールを扱えないならケータイに送ってくれたほうがまだマシだということと、どのメールアカウント宛てに送ったのかを送信者側に認識してもらうための一つの手段として考えたもの（まぁ再三懇切丁寧に言ってもわからんのだし、心苦しいが仕方ない…）だから、「迷惑メール」をどうこうしようと思った場合には使えない（送信者が正しいとは限らない）し、逆効果（メールアドレスが生きているのを教えるようなものだし）。

ちょっと愚痴るなら：

電子メールという手段が一般化してきたこともあるだろうが、一般的なユーザはどうしても正しく利用できないらしい。例えば新規と返信の違いや用法な どが正しく利用できないこともあるし、正しくサブジェクトを付けることもできない。けれど、あまりに強く正しさを求めることやビジネスに匹敵するほど強固 なマナーをゴリ押しするつもりもないし、ましてオレオレルールを押し付けることもしないしできない。

せめてこれくらいはビジネスだろうがプライベートだろうがマナーとして・・・と自分が思う範囲が実は敷居が高いところなのかもしれない。なかなか難しい所でもある。